Agent.e d'accueil/ agent.e administratif.ve (H/F)
Economie, transition climatique, transports et solidarité territoriale sont au cœur des défis que relève au quotidien la Région Centre-Val de Loire.
Lieu phare de la création, de l’innovation et de l’art de vivre, son territoire, situé à 1h de Paris, est, depuis la Renaissance, celui qui incarne le mieux l’alliance Nature-Culture et Patrimoine. Aujourd’hui la Région s’affirme comme la collectivité phare, à l’articulation entre projet stratégique et proximité.
Plus de 3500 agents de la collectivité se mobilisent chaque jour pour la mise en œuvre du service public dans ses domaines d’activité : la formation, l’entretien et le fonctionnement des lycées, l’aménagement du territoire, l’environnement, la culture, la jeunesse et le sport.
En rejoignant notre Région, vous intégrez une équipe dynamique présente au sein de 6 départements et animée autour d’un projet managérial motivant !
Missions
Accueil physique et téléphonique du public – Gestion des salles de réunion – Polyvalence sur le pôle Courrier et le Centre de Documentation – Gestion administrative de fournitures
ACTIVITES :
Accueil physique et téléphonique du public : 35 %
- Accueillir le public sur place ou par téléphone
- Renseigner, informer et orienter le public
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Participer à différentes manifestations internes et externes
- Réceptionner les différents courrier et livraison venant de l’extérieur
Renseignement et orientation du public :
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Orienter vers les personnes et services compétents
Gestion des salles de réunion : 35 %
- Gérer un planning de réservation de salles
- Vérifier et mettre à disposition le matériel dans les salles de réunion (ordinateurs portables, paper board, fournitures de bureau ….)
- S’assurer de la bonne configuration de la salle en fonction de la typologie de réunion
- Réaliser et tenir à jour des statistiques liées aux salles de réunion
Gestion administrative de matériels/fournitures : 20 %
- Assurer le suivi du marché « location et maintenance des machines à café et fontaine à eau
- Assurer le suivi des commandes de cartes de visite, du papier reprographie, des fournitures de bureau
- Assurer le suivi des tickets de parking (Bonificateurs)
- Réaliser et tenir à jour des tableaux de suivi de l’activité
Polyvalence sur le pôle Courrier et le Centre de Documentation : 10 %
- Assurer une polyvalence sur d’autres missions du service :
· Réceptionner, trier et ventiler le courrier
· Aider le pôle documentation/veille à la réalisation de la revue de presse
· Participer aux travaux de reprographie
Profil
Connaître l’environnement administratif, institutionnel et politique de la Fonction Publique Territoriale.
Connaître les procédures internes et engagements de service en matière de relation usager ainsi que les techniques de l’accueil et du standard
Connaître les techniques de communication
Connaître les procédures d’achat internes et les CCTP des marchés liés à l’activité
Connaître les applications et outils métiers liés à l’activité du service
Savoir gérer un conflit
Comprendre et mémoriser les informations et savoir reformuler une demande.
Être organisée et méthodique
Disposer d’un bon sens du relationnel
Savoir travailler en équipe
Savoir être patient et avoir une maîtrise de soi
Faire preuve de discrétion et confidentialité
Faire preuve de réactivité
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Relations fonctionnelles
- internes : les élus du CR, les membres du CESER, l’ensemble des directions du CR
- externes : les particuliers, les fournisseurs, les livreurs, les scolaires, les administrations
Rattachement hiérarchique
La cheffe du service Accueil aux Usagers, Documentation et Information
Conditions générales
Horaires décalés liés à des réunions ou des manifestations tardives le soir et pendant les périodes de séances plénières du CR, travail le samedi et les jours fériés (possible mais peu fréquent).
Polyvalence au sein des différents pôles du service.
Permanence au poste d’accueil le midi.
Pose de congés en concertation avec les collègues Hôtesses.
Port d’un costume obligatoire les jours de session et manifestations importantes - se coordonner avec ses collègues
RIFSEEP: C2
Avantages sociaux :
Ticket restaurant, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,
Adhésion possible au COS, Accès Plurelya