Assistant.e de direction à la DSISN (H/F)
Economie, transition climatique, transports et solidarité territoriale sont au cœur des défis que relève au quotidien la Région Centre-Val de Loire.
Lieu phare de la création, de l’innovation et de l’art de vivre, son territoire, situé à 1h de Paris, est, depuis la Renaissance, celui qui incarne le mieux l’alliance Nature-Culture et Patrimoine. Aujourd’hui la Région s’affirme comme la collectivité phare, à l’articulation entre projet stratégique et proximité.
Plus de 3500 agents de la collectivité se mobilisent chaque jour pour la mise en œuvre du service public dans ses domaines d’activité : la formation, l’entretien et le fonctionnement des lycées, l’aménagement du territoire, l’environnement, la culture, la jeunesse et le sport.
En rejoignant notre Région, vous intégrez une équipe dynamique présente au sein de 6 départements et animée autour d’un projet managérial motivant !
Présentation de la direction / contexte
En ce début d'année 2025, la direction du système d'information et des services numériques rencontre un nouveau challenge, au travers de la mise en place de son schéma directeur Objectif Num. Cette évolution majeure entraine notamment une restructuration de la direction et l'accueil de nouveaux collaborateurs.
Dans ce contexte, l’assistant(e) de direction accompagne le directeur dans la gestion administrative de la direction du système d’information et des services numériques. En étroite collaboration avec ce dernier, il/elle est chargé(e) de lui apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec les chefs de services et les agents de la direction.
Il/elle assure l’accueil physique et téléphonique de la direction, gère l’agenda du directeur, organise les réunions de la direction et réalise les comptes-rendus. Il/elle est amené(e) ponctuellement à seconder les autres assistant(e)s de direction de la Direction Générale Déléguée.
Il/elle effectue le suivi administratif du personnel de la direction, traite les demandes de stages et organise l’accueil des nouveaux arrivants. Il/elle structure et assure la transmission des informations en interne et en externe à la direction.
Il/elle assure également la fourniture et la gestion des clés de certificats électroniques individuels.
Missions
Le quotidien de l'assistant.e de direction de la DSISN est rythmé par les tâches suivantes :
Gestion administrative - 90%
Réalise l’accueil physique et téléphonique de la direction
Assure le traitement du courrier et des e-mails
Gère l’agenda et l’emploi du temps du directeur
Prépare et organise la logistique des différents événements (réunions, déplacements, interventions, séminaires…)
Assiste aux réunions de direction, rédige les comptes-rendus et les diffuse
Prépare et contrôle les dossiers (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
Organise le tri, le classement et l’archivage des documents de la direction et maintient à jour les guides des procédures administratives
Gère la mise à jour des contenus dans l’outil collaboratif et dans l’Intranet
Gère les stocks et les commandes de fournitures de bureau
Participe à l’organisation des recrutements et des formations et réalise l’accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires
Réalise un suivi administratif du personnel (entretiens professionnels, formations…)
Rend compte à travers des points réguliers de l’avancement de son activité, des rendez-vous prévus et des dossiers
Rassemble et met en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs…)
Participe aux réunions avec les autres assistantes de direction et assure le remplacement ponctuel des autres assistant(e)s de la Direction Générale Déléguée dans le cadre du secrétariat mutualisé
Gestion des certificats électroniques individuels - 10%
Réalise la commande des certificats électroniques individuels
Délivre les clés de certificats électroniques aux utilisateurs
Profil
Dans l'exercice de ses missions, l'assistant.e de direction utilise les compétences suivantes :
Savoir
Maîtrise des logiciels de bureau de la suite Office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams…)
Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction (accueil, prise de note, organisation des réunions et des événements…)
Connaissance de l’organisation interne de la collectivité et de la direction (procédures)
Connaissances en gestion administrative
Aptitude à traiter l’information (tri, classement, archivage, recherche, diffusion…)
Savoir-être
Autonomie, esprit d’initiative
Discrétion
Organisation et rigueur
Sens de l’écoute et de la communication
Disponibilité, réactivité
Capacité d’adaptation et à travailler dans des délais contraints
Esprit d’équipe, aisance relationnelle
Relations fonctionnelles
· Internes : directions et services internes
· Externes : fournisseurs
Rattachement hiérarchique
Responsable hiérarchique : Directeur du Système d’Information et des Services Numériques
Conditions générales
Horaires: 37, 39 ou 40 h/semaine
Remplace parfois des assistant(e)s des autres directions de la Direction Générale Déléguée dans le cadre du secrétariat mutualisée.
RIFSEEP: B3
Avantages sociaux :
Accord télétravail en vigueur,
Ticket restaurant ou accès à la restauration collective RIA, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,
Adhésion possible au COS, Accès Plurelya
Les candidatures doivent uniquement être transmises via cette plateforme en cliquant sur "postuler" (merci de ne pas envoyer de courriels de candidatures aux chargé.es de recrutement)