Gestionnaire administratif.ve (H/F)
Economie, transition climatique, transports et solidarité territoriale sont au cœur des défis que relève au quotidien la Région Centre-Val de Loire.
Lieu phare de la création, de l’innovation et de l’art de vivre, son territoire, situé à 1h de Paris, est, depuis la Renaissance, celui qui incarne le mieux l’alliance Nature-Culture et Patrimoine. Aujourd’hui la Région s’affirme comme la collectivité phare, à l’articulation entre projet stratégique et proximité.
Plus de 3500 agents de la collectivité se mobilisent chaque jour pour la mise en œuvre du service public dans ses domaines d’activité : la formation, l’entretien et le fonctionnement des lycées, l’aménagement du territoire, l’environnement, la culture, la jeunesse et le sport.
En rejoignant notre Région, vous intégrez une équipe dynamique présente au sein de 6 départements et animée autour d’un projet managérial motivant !
Missions
Au sein du service Création, Territoires et Publics, vous serez chargé.e :
1/ d'assurer la gestion administrative et financière et le suivi de dispositifs sectoriels et transversaux et de rédiger les rapports pour la Commission Permanente Régionale (CPR) (40 %) :
- Instruire les demandes de subventions avec les chargé.e.s de mission des secteurs concernés,
- Rédiger des rapports, notes descriptives, conventions, courriers,
- Actualiser le tableau de programmation CPR,
- Mettre en place les tableaux de bord et les indicateurs,
- Suivre l’enregistrement des demandes de subventions,
- Suivre les dossiers PROGOS, la GED et le portail des aides et adresser les contributions afférentes, des demandes de pièces complémentaires aux relances auprès des partenaires,
- Gérer les appels téléphoniques relevant de la gestion administrative des secteurs et dispositifs concernés,
- Suivre les mandats des dossiers et gérer les relances de demande de pièces afférentes,
- Informer et renseigner les partenaires sur leurs demandes et les procédures à suivre.
2/ Participer à la préparation du budget, l’exécution budgétaire du Service Création, Territoires et publics et le suivi des mandats avec le soutien de la cellule de gestion (20 %) :
- Suivre les engagements et les consommations de crédits en lien avec les chargé.e.s de mission et gestionnaires,
- Mettre en place et actualiser un outil performant de suivi de préparation budgétaire,
- Suivre la préparation et l’exécution budgétaire du Service Création, Territoires et publics, en appui de la Cheffe de service.
3/ Participer à l’organisation du travail du service par la conception et la mise en place d’outils et de procédures en lien avec la cheffe de service (25 %) :
- Construire les outils de planification des activités en mode projet des politiques (grandes échéances des projets, évolution des politiques…) en lien avec la feuille de route politique,
- Formaliser les processus / procédures et outils de suivi administratif, financier, liés au fonctionnement du service,
- Être le.la référent.e pour la mise en œuvre des processus et procédures du service,
- Contribuer à la simplification et à l’optimisation des dispositifs du portail des aides,
- Être le.la référent.e PROGOS, Grand Angle, GED et Portail des aides pour le Service.
4/ Assurer des missions de coordination administrative et financière des activités du Service (10 %) :
- Apporter un soutien au suivi des grandes échéances administratives et financières du Service (Budget Primitif, Décisions Modificatives, Compte Administratif, rapport d’activité, Contrat de Plan Etat/Région (CPER)) et autres sollicitations du CODIR,
- Participer à la mise en œuvre et au suivi de projets transversaux au sein du service en matière de communication et de circulation de l’information.
5/ Participer ponctuellement à des procédures et projets transversaux en appui de la Direction (5 %)
- Être le Relais RGPD de la Direction Culture et Patrimoine,
- En cas de pics d’activités, participer aux missions et apporter un appui aux autres Services de la Direction Culture et Patrimoine.
Profil
- Maîtriser les règles de fonctionnement d’une collectivité (administrative, financière)
- Connaître les règles et les procédures internes au niveau de la Direction Générale
- Connaître les techniques rédactionnelles administratives (rapports, courriers, notes)
- Avoir des connaissances solides en matière de comptabilité publique et de gestion financière des subventions
- Développer la connaissance des problématiques liées aux politiques culturelles et artistiques
- Connaître les bases de la réglementation des marchés publics
- Faire preuve de pertinence dans l’analyse financière et l’efficience administrative des politiques publiques
- Avoir une connaissance solide des outils bureautiques, et en particulier Excel, et connaître ou acquérir rapidement la maîtrise des logiciels métiers (PROGOS, Grand Angle, GED, et le nouveau Portail des Aides)
- Savoir hiérarchiser et planifier son activité et anticiper les échéances et difficultés
- Savoir rendre compte
- Être rigoureux
- Faire preuve de qualités relationnelles
- Être force de proposition et faire preuve d’autonomie
- Savoir travailler en équipe
Relations fonctionnelles
- Interne : le Service Création Territoires et Publics, les chargé.e.s de missions et gestionnaires, la Direction de la Culture et du Patrimoine, le Service du Patrimoine et de l’Inventaire, la Direction des Ressources Éducation, Égalité des Chances (cellule de gestion Jeunesse, Éducation et Culture), la Direction des Finances, la Direction des Achats et des Services Juridiques, la Direction des Moyens Généraux, la Direction de la Communication et de la Presse...
- Externe : la Direction Régionale des Affaires Culturelles, l'ensemble des partenaires culturels et artistiques, les réseaux culturels et artistiques, les institutions culturelles et artistiques et les partenaires de la Région, l'agence culturelle régionale, les porteurs de projet…
Rattachement hiérarchique
La Cheffe de service Création, Territoires et Publics
Conditions générales
Horaires: 37 h - 39 h ou 40 h/semaine
Avantages sociaux :
Accord télétravail en vigueur,
Ticket restaurant ou accès à la restauration collective RIA, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,
Adhésion possible au COS, Accès Plurelya