Assistant.e administratif.ve transports CDD 5 mois (H/F)
Economie, transition climatique, transports et solidarité territoriale sont au cœur des défis que relève au quotidien la Région Centre-Val de Loire.
Lieu phare de la création, de l’innovation et de l’art de vivre, son territoire, situé à 1h de Paris, est, depuis la Renaissance, celui qui incarne le mieux l’alliance Nature-Culture et Patrimoine. Aujourd’hui la Région s’affirme comme la collectivité phare, à l’articulation entre projet stratégique et proximité.
Plus de 3500 agents de la collectivité se mobilisent chaque jour pour la mise en œuvre du service public dans ses domaines d’activité : la formation, l’entretien et le fonctionnement des lycées, l’aménagement du territoire, l’environnement, la culture, la jeunesse et le sport.
En rejoignant notre Région, vous intégrez une équipe dynamique présente au sein de 6 départements et animée autour d’un projet managérial motivant !
Missions
Missions principales : Gestion administrative et technique des dossiers, courriers et rapports. Gestion des agendas.
ACTIVITES :
● Volet Assistanat : assistance administrative des chefs de services/adjoint et des agents des services : 50 %
Accueil téléphonique :
- Assurer un premier niveau d’information auprès du public
- Filtrer et orienter les communications
Gestion des courriers, des notes :
- Suivi des courriers arrivés et courrier rédigés : Tenue du suivi dans le chrono de la DTMD, suivi des signatures jusqu’à l’envoi des courriers
- Suivi des notes rédigées (prise n° dans le chrono, mise en forme, suivi des visas électroniques, transmission aux destinataires).
- Suivi des mails reçus à la Région qui relèvent des Services SDI et SDSM (transmissions au bon interlocuteur, suivi des réponses dans un chrono spécifique)
Suivi du processus de passage des rapports en Commission Permanente en lien avec l’assistante de Direction :
- Préparation et envoi des notifications
- PROGOS : création de tiers et création de dossiers
- Suivi du circuit de validation des conventions
Suivi des congés et enregistrement des frais de déplacements des agents des Services SDI et SDSM
Organisation de réunions, réservation de salles, gestion des agendas et tableau de suivi des COTECH/COPIL
Référente administratives des procédures administratives
● Volet Service Dessertes et Infrastructures :
Rédaction de compte-rendu de grandes réunions partenariales (si nécessaire) et réunions de service
Préparation et envoi des conventions passées en CPR, suivi de la mise en signature
Accompagnement à l’organisation logistique des ateliers REMI et des réunions partenariales dans le cadre des projets SERM
Rédaction des courriers de cession immobilier
● Volet Service Data et services multimodaux :
Billettique scolaire et interurbaine
Réalisation des bons de commande, suivi financier en lien avec la chargée de mission billettique
Envoi pour impression des cartes billettique scolaire et suivi du reporting
CRU
Accompagner, la Chargée de mission Données Relations Usagers.
Participer aux ateliers portant sur la mise en place de l'étape 2 du projet de Gestion de la Relation Usagers intégrant le suivi des courriers.
Profil
Maîtriser les règles et les principes de la rédaction de documents administratifs (Courriers, notes, rapports,…) et la prise de notes
Connaître les services, l’organisation interne, les instances de décision et l’organisation politique et administrative de la Région
Connaître le champ d’activité et d’intervention de la direction et le règlement applicable au transport collectif (en particulier dans le domaine du transport de voyageurs)
Maîtriser les techniques d'assistanat, les règles et les conventions de rédaction administrative et outils bureautiques
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
Préparer les éléments de réponse d’une demande précise
Posséder le sens de l’organisation et de la méthode
Planifier et hiérarchiser ses activités
Travailler en équipe, se positionner dans son environnement interne et externe
Avoir des qualités relationnelles affirmées
Être autonome dans le cadre de ses activités
Relations fonctionnelles
- internes : Tous les Services de la Région + le Cabinet du vice-président Transport et mobilité durable
- externes : Autres Régions, DREAL, Préfecture, SNCF Mobilités, SNCF Réseau, Collectivités (Départements, Mairies, Agglos, Communautés de Communes…), Services Publics divers, Etablissements scolaires Autorités Organisatrices de Transports de second rang, prestataires, Transporteurs routiers, Associations Nationale et Départementale pour les Transports Educatifs de l’Enseignement Public, Usagers, fournisseurs, Cabinets d’études.
Rattachement hiérarchique
La Cheffe de service Dessertes et Infrastructures
Conditions générales
- Polyvalence avec le pool secrétariat (assistante de Direction et assistante des Services Exploitation et Suivi conventionnel
- Pose de congés en coordination avec le pool secrétariat (assistante de Direction et assistante des Services Exploitation et suivi conventionnel)
- Engagement de confidentialité sur la protection des données
Poste basé à Orléans
CDD de septembre 2024 à janvier 2025.
Avantages sociaux :
Ticket restaurant, Remboursement des frais de transports collectifs,