Assistant·e de direction et gestionnaire assemblées à Direction Générale des Services en CDD (H/F)
Présentation de la direction / contexte
La Direction Générale des Services (DGS) supervise et coordonne l’ensemble des services de la Région, assurant la cohésion des actions administratives et des organismes régionaux.
La DGS est épaulée par un binôme d’assistance administrative. Elle comprend en outre, plusieurs directions, dont la Direction du Secrétariat Général, la Direction de la Communication et de la Presse, la Direction de l’Appui à la Donnée, Au Pilotage et aux Transitions, le Conseil Économique, Social et Environnemental Régional (CESER) et la communication interne.
La Direction du Secrétariat Général pilote l’activité des assemblées et commissions d’élues et élus, de la collecte des rapports jusqu’à la légalisation des délibérations en passant par la tenue des instances.
La DGS recrute un contrat de renfort de 6 mois de septembre 2025 à février 2026 afin d’aider les équipes à faire face à 2 vacances de postes temporaires : l’un au sein du binôme d’assistance administrative, l’autre au sein du pôle Assemblées.
Missions
Sur ce poste, vos missions sont ainsi réparties :
Assistance de la Direction Générale des services (50%) :
En binôme, apporter une aide permanente à la Directrice générale des services (DGS), en termes de secrétariat, d’organisation, de gestion, d’information, d’accueil, de classement, et de suivi des dossiers.
1. Gérer l’agenda, l’optimiser en fonction des priorités et des besoins ou contraintes ; en coordination avec l’agenda du Président, des Directeur·trice·s Généraux·ales Délégué·e·s (DGD), etc.
2. Préparer les dossiers des rendez-vous : réunir et éditer les documents, veiller à la complétude et à l’actualisation, anticiper les besoins
3. Saisir ou mettre en forme des documents et notes utiles à la DGS
4. Traiter, trier, mettre à jour des informations (tableaux de suivi, tri et archivage, actualisation de listings, etc.)
5. Enregistrer et affecter des courriers signalés
Gestionnaire des assemblées (50%) :
En binôme, participer à la préparation des instances sous la coordination de la responsable du pôle : suivi des dossiers inscrits à l’ordre du jour, assistance aux directions opérationnelles, collecte et vérification des documents, constitution et envoi des dossiers de séance
1. Accompagner et conseiller les collègues rédacteurs de dossiers inscrits à l’ordre du jour sur le respect des formalités (délais, formes des documents…)
2. Prendre en charge les dossiers déposés (rapports et délibérations) : vérification de la forme, de la complétude des pièces, repérage des incohérences… échanges avec les rédacteurs
3. Élaborer et éditer les dossiers de séance en soutien à la responsable de pôle, relever les informations de séance (votes, présences)
4. Mettre en œuvre les délibérations : enregistrer les informations de séance (présence, votes) et transmettre au contrôle de légalité
5. Participer aux commissions thématiques, relevé des votes, des remarques et questions…
Profil
- Connaître le fonctionnement des collectivités
- Maîtriser les outils bureautiques
- Posséder des qualités d’expression écrites et orales
- Organiser les activités en identifiant les priorités et en tenant compte des contraintes et des échéances, identification des urgences
- Posséder une vision globale des enjeux et des dossiers
- Savoir synthétiser, analyser et contrôler des informations, des données, un document
- Contribuer à la continuité de service en veillant à la recherche de solutions, au partage des informations et à la remontée d’éléments sensibles
- Forte discrétion attendue
- Être organisé·e, méthodique et rigoureux·se
- Faire preuve de discernement, de curiosité, d'autonomie et d'adaptation
- Posséder un esprit positif et constructif face aux aléas et pics d’activité
- Savoir faire preuve de réactivité et de dynamisme
- Savoir et aimer travailler en équipe, être force de proposition
- Comprendre et se faire comprendre d’interlocuteurs variés
Relations fonctionnelles
Internes : les DGD, les directions et services ; les élu·es et le Cabinet du Président
Externes : les partenaires institutionnels divers, les interlocuteurs externes de la DGS
Rattachement hiérarchique
La Directrice Générale des Services
Conditions générales
Horaires: 39 h/semaine
NBI: Non
Avantages sociaux :
Télétravail possible sur 1 journée au regard de contraintes du poste,
Ticket restaurant ou accès à la restauration collective RIA, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,