Assistant.e administratif.ve et financier.ère des travaux de maintenance des lycées

Présentation de la direction / contexte

La Région Centre-Val de Loire a souhaité renforcer son ancrage territorial en positionnant dans les chefs-lieux de département des Maisons de la Région avec des équipes dédiées pour animer et décliner l’action régionale en proximité.

Avec l’appui des Directions du siège en charge des politiques publiques, la Maison de la Région des Territoires d'Indre-et-Loire assure la transversalité et la déclinaison des politiques régionales territorialisées dans les domaines suivants :

- l’animation et le développement territorial : Politique contractuelle avec les territoires et information de premier niveau sur les fonds européens, Développement économique, Formation professionnelle, Orientation et information sur les métiers, Développement territorial, Animation et gestion des sites Natura 2000, gestion du FEADER, …

- la vie des lycées : gestion RH des personnels et gestion du patrimoine bâti

- les transports scolaires et interurbains, et les mobilités durables

Dans ce cadre, la Maison de la Région des Territoires d'Indre-et-Loire assure notamment le suivi et les travaux de maintenance dans les 23 établissements publics d'Indre-et-Loire dont 9 Lycées généraux, technologiques et professionnels, 11 lycées professionnels et 3 lycées agricoles.

Missions

Vous êtes chargé.e :

- d'assurer la gestion et le suivi administratif et financier des travaux dans les 23établissements en lien avec le chargé de Patrimoine bâti (85 %)

1 – Dans le cadre des accords-cadres de la Région :

- Préparer et suivre les bons de commande et dossiers MAPA en lien avec les chargés de patrimoine bâti

- Notifier les marchés subséquents à l’entreprise et à l’établissement

- Suivre et envoyer la facturation

2 - Via les marchés publics :

- Vérifier les pièces de la consultation et publier en lien avec les chargés de patrimoine bâti, les avis d’appel public à la concurrence sur la plateforme dédiée

- Réceptionner, vérifier et enregistrer les offres et les dossiers

- Rédiger les lettres de rejet et les notifications aux entreprises

- Rédiger, suivre, classer et envoyer des courriers notamment pour obtenir des pièces justificatives

- Réaliser l'engagement financier

- Émettre et vérifier la facturation

3 – Tenir à jour les outils de suivi :

- Mettre à jour les bases de données patrimoniales (plans, DOE, carnet de santé)

- Tenir à jour des indicateurs de suivi de l’activité (tableau de suivi budgétaire, marché et travaux)

- Assurer l'archivage numérique et papier des dossiers

Recevoir, orienter et renseigner les demandes des partenaires extérieurs (appels téléphoniques, messages)

- de participer au fonctionnement du service de la direction opérationnelle (10 %)

Contribuer à l’échange de pratique et à la diffusion de l’information
Contribuer à la rédaction des procédures, proposer de nouvelles méthodes de travail et participer aux réflexions sur l’organisation du travail
Participer aux réunions internes du service

- de contribuer au fonctionnement de la Maison de la Région (5 %)

Contribuer de manière transversale aux projets régionaux territorialisés (Démarche de la Territorialisation etc…) et à leur valorisation
Participer aux réunions d’équipe de la Maison de la Région 37
Participer aux chantiers transversaux de la collectivité.

Profil

- Connaître l'environnement administratif, institutionnel et politique de la Fonction publique territoriale

- Connaître les applications informatiques liées à la gestion des marchés publics et à la fonction ((LYNET, MARCOWEB, CORIOLIS)

- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques

- Connaître les règles applicables aux marchés publics et utiliser les procédures et les outils internes de gestion des marchés publics

- Connaître le vocabulaire technique de la construction et les grands principes de déroulement d'une opération

- Connaître les procédures réglementaires administratives associées à la maîtrise d'ouvrage

- Savoir identifier les priorités, planifier et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

- Posséder des capacités rédactionnelles

- Savoir travailler en équipe et communiquer

- Savoir rendre compte à la hiérarchie et faire remonter les informations

- Faire preuve de réactivité dans les commandes de travail

- Faire preuve d’autonomie

- Posséder des capacité d’adaptation

Relations fonctionnelles

Internes :

1. Appui et animation métier : la cheffe de service Appui et Maîtrise d’Ouvrage de la Direction du Patrimoine Éducatif, culturel et sportif (DPECS)

2. autres liaisons fonctionnelles : l’ensemble de la direction Patrimoine Éducatif, culturel et sportif, la Direction Éducation, Jeunesse et Sports, la Direction Générale Territorialisation et Ressources Humaines, la Direction des Moyens Généraux, la Direction des Achats et Services juridiques, les cellules de gestion.

3. Les équipes de la Maison de la Région des Territoires d'Indre-et-Loire

Externes : les prestataires de service et les entreprises dans le cadre du fonctionnement de la maîtrise d’ouvrage publique (architectes, bureaux d’études, entreprises, fournisseurs) ; les lycées.

Rattachement hiérarchique

La Directrice Adjointe de la Maison de la Région Centre - Val de Loire d'Indre-et-Loire

Conditions générales

Horaires: 37 h - 39 h - 40 h/semaine

NBI: Non

Spécificités:

Pose de congés contrainte (vacances scolaires)

RIFSEEP: C2

Avantages sociaux :