CDD Assistant.e de Direction - Gestionnaire administratif.ve- 5 mois (H/F)

Voici le détail de vos missions quotidiennes : 

Assistant.e de direction au CESER Centre-Val de Loire (lundi, mardi matin et vendredi) - 50 % : 

FONCTIONS ADMINISTRATIVES ET D’ASSISTANAT DU PRESIDENT ET DU DIRECTEUR

• Intervenir en appui, gérer l'agenda, préparer les dossiers, rédiger des courriers, accueillir les visiteurs ;
• Coordonner l’activité du chauffeur du Président du CESER, en lien étroit avec le pôle « chauffeurs » de la Région Centre-Val de Loire ;
• Gérer les commandes (billet de train, hôtel…) via la plateforme de réservation pour les déplacements des conseillers et des agents du CESER.

SECRETARIAT GENERAL ET VIE INSTITUTIONNELLE DE L’ASSEMBLEE DU CESER

• Organiser des réunions du bureau (1 à 2/mois), comité de la Présidence, assemblées plénières (6/an) et les auditions devant le bureau ;
• Réaliser et mettre en forme des documents (convocations, courriers, anticiper des ordres du jour des commissions avant plénière, mettre en forme et relire les délibérations, réserver les déjeuners) ;
• Mettre en ligne sur Team's des documents liés ;
• Assurer un contact direct et privilégié avec l'ensemble des assistantes et assistants des Directeurs, avec le Cabinet du Président et avec la Direction du Secrétariat Général de la Région Centre-Val de Loire, en lien étroit avec le Directeur et la Cheffe de service "Etudes" ;
• Participer à l’organisation de la plénière du CESER, préparer les délibérations et les interventions des conseillers, être présent.e pendant la plénière le lundi.

ACTIVITES TRANSVERSALES

• Gérer le planning des réunions du CESER ;
• Enregistrer et dispatcher le courrier du service, du Président et des conseillers ;
• Gérer les ordres de missions de l’équipe et les frais de déplacements du Directeur et du chauffeur ;
• Gérer la boîte mail générique du CESER

Gestionnaire administratif.ve au Service Fonctionnement et Equipements des Lycées de la Direction Education, Jeunesse et Sports de la Région Centre-Val de Loire (mardi après-midi, mercredi et jeudi) - 50 %  : 

INSTRUCTION ET SUIVI DES CONVENTIONS "MISE A DISPOSITION DES LOCAUX DE LYCEES" (MADL) - en soutien aux collègues Gestionnaires Vie des établissements, principalement pour les départements 18, 28, 45 : 

• Conventions de mise à disposition des locaux des lycées publics à des tiers :
• Accompagnement des établissements (questions, procédures)
• Instruction des conventionnements dans le respect du règlement régional ;
• Suivi administratif de l’élaboration de la convention : vérification des pièces et des informations; 
• Renseignement du tableau de suivi afférent.

 
GESTION DES ATTRIBUTIONS DES LOGEMENTS DE FONCTION - en soutien aux collègues Gestionnaires Vie des établissements, pour l’ensemble des départements de la région :

Gestion administrative du processus d’attribution des logements de fonction (NAS, COP, COP-A) pour les personnels État et Région dans le respect des règlements de la collectivité : 

•     Veille et saisine auprès du service juridique autant que de besoin ;

•     Suivi administratif des Conventions d’Occupation Précaire (COP) ;

•     Préparer les arrêtés nominatifs par Nécessité Absolue de Service (NAS) proposés en Commission Permanente Régionale pour l’année scolaire 2026/2027;

•     Renseigner les tableaux de suivi afférents ;

•     Contacter les communes propriétaires de certains logements pour obtenir les contacts fonciers nécessaires en vue de la prochaine campagne de déclaration des occupants (GMBI) ;

•     Relecture et ajustements de fiches process en lien avec la Gestionnaire Logements de fonction référente.