Assistant·e de direction (Direction de la Multimodalité) (H/F)

Les principales activités du poste seront les suivantes :

Assistanat de la directrice et chef·fes de service – 15%

-       Organiser, planifier, contribuer à la bonne préparation et veiller à la cohérence des rendez-vous dans les agendas de la directrice et chef(fe)s de service ;

-       Point régulier avec la hiérarchie (les priorités seront définies en lien avec la hiérarchie).

Organisation de la vie professionnelle de la Direction – 35%

-       Assistance sur les process internes RH, suivi des demandes et relance du planning de congés (en lien avec le planning des astreintes géré par l’assistante de la Direction générale) ;

-       Participation aux réunions de Direction ;

-       Garantir la polyvalence avec les autres assistantes de la Direction générale lorsque c’est nécessaire (absence, pic de sollicitations) ;

-       Organiser pour les agents de la Direction l’agenda et planifier les rendez-vous en fonction des priorités et de la complexité de l’organisation (réunions externes/réunions urgentes/réunions avec un nombre conséquent de participants)

• Prendre en compte les temps de déplacements en privilégiant l’utilisation des transports en commun par les agents et organiser les déplacements ; assurer le suivi des réponses des participants (présent/excusé/représenté) et relancer si besoin ; 

-       Assister/préparer ces réunions ;

-       Rédiger et préparer les comptes rendus du type COPIL, réunion annuelle qualité de service, réunion annuelle des transporteurs, réunion accessibilité ;

-       Organiser le classement et l’archivage des dossiers ;

-       Gérer le courrier entrant et sortant : alimenter les chronos, assurer un suivi des réponses et relancer les chargés de mission si nécessaire, assurer la diffusion des notes et informer le rédacteur et la hiérarchie du retour des visas des notes, intégrer dans la GRU les courriels et les autres  demandes en fonction de l’avancée du projet régional, mettre en forme pour les courriers et notes les plus urgents, participer au projet GRU et contribuer à l’évolution de la procédure actuelle sur le circuit de validation, transmission.

Suivi des projets et activités de la Direction – 50%

Sur l’ensemble des outils métiers, des formations seront proposées en interne

-       Création et mise à jour des partenaires ;

-       Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat ;

-       Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Direction ;

-       Pour les outils métiers transports (Pégase, Billettique, TVE, Capdata, GRU …) créer ou veiller à la bonne création des comptes agents, assurer un suivi trimestriel des départs ;

-       Tester les procédures et fiches utilisateurs rédigées par les chargés de mission et proposer des ajustements si nécessaire (Pégase, billettique …) ;

-       Planifier et organiser les formations organisées sur les outils métiers ;

-       Demander si nécessaire des compléments d’informations permettant la bonne compréhension et instruction des problématiques remontées aux chargés de mission ;

• Sur l’outil qualité de service, effectuer les validations de premier niveau sur le ferroviaire et aider les Maisons de Régions sur l’appropriation de l’outil en ligne de qualité de service (en cas de recrutement, de changement de prestataire)

-       Sur les aides financières régionale à destination des abonnés ferroviaires (Aides à la mobilité des salariés Mobillico) :

o   En lien avec l’équipe d’instruction, préparer les états liquidatifs bimensuels et les mettre à la signature du Directeur Général Mobilités Durables, accompagné du tableau de suivi financier actualisé. S’assurer d’un relais en cas d’absence ;

o   Assurer le relais entre la Cellule de Gestion et l’équipe d’instruction, en particulier en cas de RIB erroné ;

o   Proposer et suivre l’évolution des procédures.