Gestionnaire Administratif·ve de la politique sportive régionale (H/F)
La Région Centre-Val de Loire, 2,5 millions d’habitants, 6 départements (Cher, Eure-et-Loir, Indre, Indre-et-Loire, Loir-et-Cher, Loiret), 2 Métropoles (Orléans, Tours) offre une qualité de vie remarquable. Elle dispose d’un riche patrimoine naturel et historique. Son dynamisme économique et culturel, son art de vivre en font un lieu de vie privilégié pour ses habitants.
Forte de 3 600 agents, la Région conduit ses politiques publiques, transports, lycées, formation professionnelle, développement économique, formations sanitaires et sociales, culture … en intégrant les transitions environnementales, numériques et l'innovation.
Présentation de la direction / contexte
Le Service des Sports met en œuvre la politique sportive régionale. Il travaille en interface permanente avec les usagers sportifs, les familles, les bénévoles associatifs, les professionnels et les partenaires institutionnels.
Missions
Sous la responsabilité du Chef de service, le·la gestionnaire administratif·ve est chargé.e :
De l'instruction administrative des dossiers (20 %) :
- Préparer, gérer et organiser mensuellement les rapports, délibérations et annexes pour le passage en commission permanente (utilisation du logiciel : AIRS Délib) ;
- Identifier, en coordination avec les chargé·e·s de missions et/ou le Chef de service, les dossiers à inclure dans le rapport ;
- Rédiger les documents (courriers, conventions, tableaux d’annexe) ;
- Prendre en charge administrativement les demandes sur le portail des aides (ponctuellement en cas d’absence l’assistante administrative).
De l'instruction technique des dossiers concernant les dispositifs « matériels et véhicules » et « soutien aux sportifs de haut niveau relève/espoir » ( 40 %) :
- Étudier les dossiers ;
- Calculer le montant de subvention à partir des documents transmis et en fonction du règlement des aides et des barèmes ;
- Valider le montant en coordination avec le chargé de mission et/ou Chef de service.
D'assurer le suivi et la gestion des dossiers financiers du service (30 %) :
- Assurer le suivi financier de l’ensemble des dossiers d’aide du service (utilisation des logiciels : Grand Angle, Progos, NAeL) ;
- Établir et mettre en œuvre un processus de relance pour pièces justificatives ;
- Établir et mettre en œuvre un processus de relance avant caducité des dossiers ;
- Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi financier et de suivi budgétaire des dispositifs.
De l'information des usagers (5 %) :
- Répondre aux demandes d’information des usagers sur leur(s) dossier(s) en cours ;
- Diffuser les informations sur les dispositifs afin de faciliter l’appropriation de l’action régionale en interne comme en externe.
De participer à l’organisation du travail et à la vie du service des Sports (5 %) :
- Participer aux réunions de service ;
- Participer à la mise en œuvre des procédures de dématérialisation ;
- Se coordonner et coordonner son action avec l’ensemble de l’équipe.
Profil
- Connaître les circuits et procédures internes
- Connaître les technique de rédaction administrative
- Connaître les principes comptables et budgétaires
- Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques : Word/Excel et outils collaboratifs (Teams, OneNote, etc.) - une attention particulière sera portée sur la maîtrise d’Excel, nécessaire pour mettre à jour des tableaux de bord et établir des synthèses d’éléments financiers - et des applications métiers (AIRS Délib, Grand angle, PROGOS, NAel...)
- Planifier et hiérarchiser ses activités en fonction de l'urgence et du planning du service et de la direction
- Posséder des capacités rédactionnelles
- Développer les actions engagées en mode projet collaboratif (notamment sur les outils informatiques métiers)
- Savoir s'adapter à ses interlocuteurs et savoir faire preuve de patience, de diplomatie et de pédagogie
- Savoir anticiper
- Avoir une appétence pour le travail en équipe et savoir être accessible
- Être autonome et rigoureux·se
- Savoir diffuser les informations
- Savoir s’investir et être force de proposition
- Savoir s’adapter aux changements (outils, process, politiques, etc.)
Relations fonctionnelles
Internes : Le chef du service des sports, les chargé·e·s de mission, l’assistante administrative, les agent·e·s de la cellule de gestion, le secrétariat de la Direction Éducation, Jeunesse et Sport (DEJS) et de la Direction Générale Déléguée (DGD), le service Assemblée, les personnels du Cabinet du Président du Conseil Régional, y compris le secrétariat du conseiller régional délégué aux sports et la direction de la Communication et de la Presse.
Externes : les acteur·trice·s du secteur (associations sportives, sportif·ve·s et leur famille), les collectivités territoriales et locales, le CREPS-CVL, les services déconcentrés de l’Etat en charge du sport. D’une manière générale, les partenaires sportifs et institutionnels de la Région.
Rattachement hiérarchique
Le Chef du service des Sports.
Conditions générales
Horaires: 37 h - 39 h - 40 h/semaine
NBI: Non
La mise en œuvre des missions et des tâches de ce poste n’entraine pas de contraintes particulières. Il est cependant important de préciser que le phasage des dispositifs (dépôt des dossiers, inscription en commission permanente) impose de respecter la programmation établie au sein de la direction pour garantir un service efficace et une bonne capacité à informer les usagers.
RIFSEEP: B2
Avantages sociaux :
Accord télétravail en vigueur,
Ticket restaurant ou accès à la restauration collective RIA, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,
Adhésion possible au COS, Accès Plurelya