Assistant.e administratif·ve patrimoine bâti (H/F)
La Région Centre-Val de Loire, 2,5 millions d’habitants, 6 départements (Cher, Eure-et-Loir, Indre, Indre-et-Loire, Loir-et-Cher, Loiret), 2 Métropoles (Orléans, Tours) offre une qualité de vie remarquable. Elle dispose d’un riche patrimoine naturel et historique. Son dynamisme économique et culturel, son art de vivre en font un lieu de vie privilégié pour ses habitants.
Forte de 3 600 agents, la Région conduit ses politiques publiques, transports, lycées, formation professionnelle, développement économique, formations sanitaires et sociales, culture … en intégrant les transitions environnementales, numériques et l'innovation.
Missions
- Assurer la gestion et le suivi administratif et technique des interventions conduites pour les établissements publics du département par le chargé de Patrimoine bâti et de l’Equipe Mobile d’Ouvriers Professionnels (EMOP)
- Apporter un appui logistique et administratif à la Vie de la Maison de la Région et aux politiques publiques gérées en proximité.
- Appui logistique en polyvalence avec l’assistante de direction
- Accueil des publics
Activités :
Assistance et suivi administratif, comptable, budgétaire et technique : 70 %
- EMOP :
· Centralisation et transmission des demandes de devis aux fournisseurs titulaires de l’accord-cadre,
· Pointage et enregistrement des factures fournisseurs,
· Saisie de l’intégralité des achats en stock (logiciel Gesco),
· Réalisation des relevés des chantiers exécutés,
· Imputation en investissement de certains chantiers réalisés par l’EMOP 18 dans les lycées,
· Relation partenaires et fournisseurs
· Réalisation d’un suivi régulier de l’activité et participation à l’élaboration du bilan d’activité annuel des EMOP
· Gérer les frais de déplacements des personnels de l’EMOP
- Patrimoine Bâti :
· Assurer le suivi administratif et technique des demandes de prestations
· Gérer le suivi administratif des commandes du Conseil régional :
- Effectuer la publicité des marchés publics sur la plateforme dématérialisée de la région.
- Préparer les bons de commande et dossiers MAPA en lien avec le chargé de maintenance
- Notifier les marchés aux entreprises
- Notifier les marchés subséquents à l’entreprise et à l’établissement
- Scanner sous T Achats les dossiers marchés dématérialisés
- Utiliser les procédures et les outils internes de gestion des marchés publics
- Relancer les partenaires pour obtenir des pièces justificatives
- Suivre la correspondance relative aux opérations
- Suivre la facturation (pointage et enregistrement)
· Mettre à jour les bases de données patrimoniales (plans, DOE, carnet de santé)
· Tenir à jour des indicateurs de suivi de l’activité (tableau de suivi budgétaire, marché et travaux)
- Gérer les appels téléphoniques et les messages
- Suivre et assurer l’envoi et le classement du courrier
- Rédiger des courriers
- Effectuer la coordination des agendas
- Informer et renseigner les partenaires extérieurs sur leurs demandes
- Constituer et organiser un mode de classement adapté aux besoins du service
- Suivi des différentes enveloppes budgétaires
Appui à la mise en œuvre des dispositifs des Directions Métiers représentées au sein des MRCVL : 15%
Contribuer au fonctionnement de la Maison de la Région : 15 %
- Appui logistique en polyvalence avec l’assistante de Direction
- Accueillir et orienter les publics (accueil physique, téléphonique et par mail) en polyvalence avec l’assistant.e de gestion administrative Ressources humaines Lycées
- Contribution aux projets transversaux de la Direction
- Participation aux réunions d’équipe
Profil
Connaître le champ d’intervention de la Direction des Lycées et de l’Action Educative, le service Appui et Maîtrise d’Ouvrage, la DGTRH, la Direction des Moyens Généraux
Connaître les circuits et procédures internes de la Direction des Lycées et de l’Action Educative
Maîtriser les techniques d'assistanat et les outils bureautiques.
Etre en mesure de s’adapter rapidement à de nouveaux outils informatiques
Connaître les principes des marchés publics
Avoir de bonnes notions de comptabilité publique
Posséder le sens de l’organisation, de la méthode, de la hiérarchisation et de la planification des tâches.
Savoir travailler en équipe et communiquer
Faire preuve de discernement, de réactivité dans les commandes de travail.
Etre autonome et responsable.
Relations fonctionnelles
- internes :
. Appui et animation métier : la cheffe de service Appui et maîtrise d’ouvrage de la Direction du Patrimoine Educatif, Culturel et Sportif (DPECS)
. le responsable de l’EMOP, le chargé de Maintenance, la direction des Lycées et de l’Action Educative, la Direction Générale Territorialisation et Ressources Humaines, la direction des Moyens Généraux, le service de gestion interne, la direction des Achats et Services juridiques.
. les équipes de la Maison de la Région des Territoires du Cher
- externes :
. les prestataires de service et entreprises dans le cadre du fonctionnement de la maîtrise d’ouvrage publique (architectes, bureaux d’études, entreprises, fournisseurs)
Rattachement hiérarchique
La Directrice adjointe de la Maison de la Région Centre - Val de Loire du Cher
Conditions générales
Horaires: 37, 39 ou 40h
Pose de congés contrainte (vacances scolaires)
Travail sur deux sites (EMOP 18, rue Felix Chédin et Maison de la Région – Bureaux Comitec, 3 rue Ampère à Bourges)
RIFSEEP: C2
Avantages sociaux :
Accord télétravail en vigueur,
Ticket restaurant, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,
Adhésion possible au COS, Accès Plurelya