Gestionnaire administratif.ve à la Direction de la Formation Professionnelle et de l'Emploi (H/F)
La Région Centre-Val de Loire, 2,5 millions d’habitants, 6 départements (Cher, Eure-et-Loir, Indre, Indre-et-Loire, Loir-et-Cher, Loiret), 2 Métropoles (Orléans, Tours) offre une qualité de vie remarquable. Elle dispose d’un riche patrimoine naturel et historique. Son dynamisme économique et culturel, son art de vivre en font un lieu de vie privilégié pour ses habitants.
Forte de 3 600 agents, la Région conduit ses politiques publiques, transports, lycées, formation professionnelle, développement économique, formations sanitaires et sociales, culture … en intégrant les transitions environnementales, numériques et l'innovation.
Présentation de la direction / contexte
La Direction de la formation professionnelle et de l’emploi (DFPE) de la Région Centre-Val de Loire a la charge de la formation professionnelle continue des demandeurs d’emploi, de la rémunération publique de stage des apprenants, et des politiques de la Région en faveur de l’emploi. Dans un contexte de tensions fortes de recrutement mais également face à un taux d’illettrisme ou d’illectronisme important, elle répond aux besoins de compétences des publics et des entreprises à l’échelle régionale et en grande proximité territoriale.
Au sein de l’équipe "Formation et insertion professionnelle des publics spécifiques" de la Direction de la Formation Professionnelle et de l’Emploi, le.la Gestionnaire administratif.ve assure l’instruction, la gestion et la mise en visibilité des dossiers relatifs aux stratégies partenariales et à l’accompagnement des parcours professionnels, auprès des Chargé.es de mission du service, et en lien avec des partenaires extérieurs.
Missions
Au quotidien, le.la Gestionnaire administratif.ve intervient ainsi :
Participation au déploiement de la stratégie Mobilis@tion des publics vers ma Formation professionnelle - 50 %
Accompagner le/la pilote de la démarche :
- Construire et déployer des supports ressources (tableaux de bord, supports powerpoint)
- Préparer, en lien avec le.a chef.fe de projet Mobilis@tion, les éléments de synthèse territoriaux (indicateurs, statistiques, infographie…)
- Assurer le suivi administratif et financier des mesures déployées dans le cadre de cette stratégie
- Participer aux réunions de travail
- Soutenir l’animation des groupes projet
- Rédiger les comptes-rendus de réunion et d’échanges
- Préparer les powerpoints de présentation nécessaires
Assurer l’axe communication de la stratégie auprès des demandeurs d’emploi, partenaires, organismes de formation :
- Organiser l’alimentation du site « Formation » piloté par le GIP Alfa Centre-Val de Loire avec l’ensemble des éléments relatifs à la politique régionale de formation
- Participer aux instances de pilotage pour le développement du site Internet Formation
- Assurer le suivi du plan média en lien étroit avec la Direction de la communication et de la presse et la Direction Europe et International : coordination des outils et supports (affichage publicitaire, campagne presse, spots radios, vidéos, signalétique), lien avec les prestataires. Suivre la consommation du budget dédié
- Veiller à assurer une communication en cohérence avec les enjeux de la collectivité
- Diffuser les informations nécessaires aux Maisons de la Région et en interne de la Direction de la Formation et de l’Emploi
Stratégies partenariales Handicap, Illettrisme... - 20 %
Accompagnement des Chargé.es de mission au pilotage des différentes stratégies :
- Préparer la programmation de l’examen des dossiers devant la Commission Permanente Régionale (CPR)
- Envoyer et réceptionner les demandes des partenaires ou porteurs de projets, en accuser réception
- Pré-instruire les dossiers (vérification des pièces constitutives de la demande et relance, contrôle des informations…)
- En lien avec les chargés de mission, rédiger les rapports et délibérations CPR, les conventions y compris les imputations budgétaires…
- Saisir les dossiers sous l’outil de gestion
- Assurer le suivi des acomptes et des soldes des conventions
- Construire les tableaux de bord de suivi des différentes actions (indicateurs, statistiques…)
Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) - 30%
Marché Public – Espaces VAE – suivi de l’activité :
- Créer des procédures
- Produire le bilan annuel du marché nécessaire au suivi de ces dispositifs
- Accompagner, former les référents et conseillers des Espaces VAE à l’outil de pilotage RésoVAE
- Élaborer des tableaux de bord, indicateurs et les diffuser régulièrement aux partenaires
- Participer aux réunions techniques et des comités de pilotage
- Elaborer les supports de présentation
- Rédiger les comptes-rendus et tout document nécessaire au suivi de ce dossier
Suivi administratif et financier des marchés VAE - Espaces VAE :
- Réceptionner et contrôler les factures et les bilans des Espaces VAE, demander leur mise en paiement
- Assurer le suivi des accompagnements renforcés
Profil
Connaissances
- L’environnement administratif, institutionnel et politique de la Fonction Publique Territoriale
- Les procédures de gestion et d'instruction administratives
- Les procédures et cadre juridique de son domaine
- Maîtriser les principes de gestion des subventions
- Maitriser les principes des marchés publics
- Les applications informatiques métier (Excel, PowerPoint, Outlook, portail subventions, PROGOS et son évolution vers AIDEN, Grand Angle…)
- La gestion budgétaire et comptable
- Les techniques de rédaction administrative
Compétences Opérationnelles
- Analyser une information, un document, une réglementation
- Mettre en oeuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
- Synthétiser, analyser et contrôler des informations, des données, un document
· Utilisation du Système Informatique DFP, du SID et d’outils spécifiques liés au poste comme RésoVAE (une formation interne est prévue)
Compétences Comportementales
- Être organisé, et méthodique
- Savoir prendre des initiatives et faire preuve de réactivité
- Avoir le sens des relations humaines
- Travailler en équipe /réseau
- S’adapter aux situations
Relations fonctionnelles
- Internes :
o les Chargé.es de mission du service,
o les autres services de la Direction de la Formation Professionnelle et de l’Emploi,
o les directions de la Direction Générale Formation Recherche Economie Emploi et plus particulièrement la Cellule de gestion,
o la Direction de l’Orientation et de l’Apprentissage,
o La Direction de la Communication et de la Presse
- Externes :
o L’ensemble des acteurs et partenaires du Réseau pour l’emploi (RPE)
o Les Espaces VAE (EVA),
o Le GIP Alfa Centre-Val de Loire, les organismes de formation, les porteurs de projets et autres prestataires des politiques de l’emploi et de la formation
Rattachement hiérarchique
- la Directrice adjointe de la Formation et de l’insertion professionnelles des publics spécifiques
Conditions générales
Horaires: 37, 39 ou 40 h/semaine
RIFSEEP: B2
Avantages sociaux :
Accord télétravail en vigueur,
Ticket restaurant ou accès à la restauration collective RIA, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,
Adhésion possible au COS, Accès Plurelya
Les candidatures doivent uniquement être transmises via cette plateforme en cliquant sur "postuler" (merci de ne pas envoyer de courriels de candidatures aux chargé.es de recrutement)