Assistant.e vie des lycées (Eure-et-Loir) (H/F)
La Région Centre-Val de Loire, 2,5 millions d’habitants, 6 départements (Cher, Eure-et-Loir, Indre, Indre-et-Loire, Loir-et-Cher, Loiret), 2 Métropoles (Orléans, Tours) offre une qualité de vie remarquable. Elle dispose d’un riche patrimoine naturel et historique. Son dynamisme économique et culturel, son art de vivre en font un lieu de vie privilégié pour ses habitants.
Forte de 3 600 agents, la Région conduit ses politiques publiques, transports, lycées, formation professionnelle, développement économique, formations sanitaires et sociales, culture … en intégrant les transitions environnementales, numériques et l'innovation.
Présentation de la direction / contexte
La Région Centre-Val de Loire a choisi d’accroître son ancrage territorial en positionnant des équipes dédiées dans les Maisons de la Région situées dans les chefs-lieux de départements. Les Maisons de la Région animent, en lien avec les Directions chargées des politiques publiques au siège, un certain nombre de politiques au plus près des territoires et des acteurs locaux (Développement territorial, Economie de proximité, Europe, Natura 2000, Transports et mobilités, gestion RH et patrimoine Lycées…).
Suite aux lois de décentralisation, la Région assure le recrutement et la gestion des agents techniques des lycées, en qualité d’employeur. Elle est également propriétaire des bâtiments des lycées et en assure l’entretien.
Dans ce cadre, l'assistant.e vie des lycées accompagne le/la chargé.e RH et le/la chargé.e de patrimoine dans leurs activités respectives auprès des établissements, des agents régionaux intervenant dans les lycées (maintenance, propreté, restauration), des entreprises réalisant les travaux…
Missions
Sur ce poste, vos deux missions principales se composeront au quotidien des tâches suivantes :
Assistante administrative au/à la chargé.e de mission Ressources Humaines (60 %)
Assurer la gestion administrative des recrutements permanents et non permanents
o Gestion des candidatures : sourcing, suivi des candidatures spontanées, analyse des candidatures, convocations et réponses
o Organisation logistique des sessions de recrutement
o Constitution et transmission du dossier administratif et contractuel des candidats retenus (casier judiciaire, transmission et gestion du contrat,
o Suivi des évaluations des contractuels
o Gestion des mises à disposition avec les associations intermédiaires et l’agence d'intérim : suivi des demandes, services faits, facturation
Apporter un 1er niveau d’informations aux agents des lycées et aux adjoint.es gestionnaires (temps de travail, carrière…) et assurer l’interface entre le.la chargé.e RH et les gestionnaires RH du siège (carrière, santé, retraite…)
Assurer la planification et le suivi :
o Saisie et complétude des tableaux de suivi et statistiques, extraction de données
o Organisation des réunions et des agendas
Assistante administrative au/à la Chargé.e de mission Maintenance du Patrimoine (40 %)
Dans le cadre des accords-cadres de la Région :
o Préparer et suivre les bons de commande et dossiers MAPA en lien avec le.la chargé.e de patrimoine
o Préparer et notifier les marchés subséquents à l’entreprise et à l’établissement
o Suivre et envoyer la facturation
Via les marchés publics (MAPA, marchés simplifiés) :
o Vérifier les pièces de la consultation et publier en lien avec le.la chargé.e de patrimoine les avis d’appel public à la concurrence sur la plateforme dédiée
o Réceptionner, vérifier et enregistrer les offres et les dossiers
o Rédiger les lettres de rejet et les notifications aux entreprises
o Rédaction, suivi, classement et envoi des courriers notamment pour obtenir des pièces justificatives
o Emettre et vérifier la facturation
Tenir à jour les outils de suivi :
o Mettre à jour les bases de données patrimoniales (plans, DOE, carnet de santé)
o Tenir à jour des indicateurs de suivi de l’activité (tableau de suivi budgétaire, marchés et travaux)
Recevoir, orienter et renseigner les demandes des partenaires extérieurs (appels téléphoniques, messages)
Profil
Dans votre poste, vous devrez maîtriser ou développer les compétences suivantes :
Environnement administratif, institutionnel et politique de la Fonction publique territoriale
Cadre juridique et statutaire
Maîtriser les applications informatiques liées à la fonction RH (GESTMAX, CIVIL, …) et à la fonction Patrimoine bâti (CORELY, AWS, Coriolis, Xbus…)
Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques
Utiliser les procédures et les outils internes de gestion RH
Identifier les priorités, planifier et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
Confidentialité et discrétion professionnelle
Avoir des capacités rédactionnelles
Savoir travailler en équipe et communiquer
Faire preuve de réactivité dans les commandes de travail.
Faire preuve d’autonomie
Capacité d’adaptation
Relations fonctionnelles
Liaisons internes : La Direction Organisation Métiers Compétences (DOMC), toutes les Directions de la Direction Générale Territorialisation et Ressources Humaines (DGTRH), la Direction Générale Éducation, Égalité des Chances et Vie Citoyenne (DGEECVC), les adjoints techniques territoriaux des établissements d’enseignement du secteur.
Liaisons externes : Le Centre National de la Fonction Publique Territoriale (CNFPT), France Travail, les missions locales, CAP Emploi, l’ensemble des proviseurs et secrétaires généraux des lycées du secteur, notamment.
Rattachement hiérarchique
Le Directeur adjoint de la Maison de la Région Centre - Val de Loire - Territoires d’Eure-et-Loir
Conditions générales
Horaires: 37, 39, 40 h/semaine
Pose de congés contrainte
Participe ponctuellement à l’accueil physique à la Maison de la Région
RIFSEEP: C2
Avantages sociaux :
Accord télétravail en vigueur,
Ticket restaurant ou accès à la restauration collective RIA, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,
Adhésion possible au COS, Accès Plurelya
Les candidatures doivent uniquement être transmises via cette plateforme en cliquant sur "postuler" (merci de ne pas envoyer de courriels de candidatures aux chargé.es de recrutement)