Assistant.e de direction à la DAF (H/F)
La Région Centre-Val de Loire, 2,5 millions d’habitants, 6 départements (Cher, Eure-et-Loir, Indre, Indre-et-Loire, Loir-et-Cher, Loiret), 2 Métropoles (Orléans, Tours) offre une qualité de vie remarquable. Elle dispose d’un riche patrimoine naturel et historique. Son dynamisme économique et culturel, son art de vivre en font un lieu de vie privilégié pour ses habitants.
Forte de 3 600 agents, la Région conduit ses politiques publiques, transports, lycées, formation professionnelle, développement économique, formations sanitaires et sociales, culture … en intégrant les transitions environnementales, numériques et l'innovation.
Présentation de la direction / contexte
Le Conseil régional du Centre-Val de Loire accompagne le développement des filières agricoles et forestière régionales et leur transition vers l’agroécologie. Il met en œuvre le dispositif « Contrat d’Appui au Projet de la filière » ou « CAP filière » qui réunit les acteurs des filières, de l’amont à l’aval. La contractualisation concerne 14 filières régionales et 10 filières locales. Le Conseil régional intervient également sur des politiques transversales comme l’alimentation, le développement de l’agriculture biologique, l’accompagnement de l’innovation, le renouvellement des générations. Ces sujets sont traités par 5 chargé.es de mission.
Le Conseil régional du Centre-Val de Loire est par ailleurs responsable de la gestion du FEADER (Fonds européen agricole pour le développement rural), très majoritairement orienté vers l’agriculture et la forêt. Ainsi, le service FEADER, rattaché à la DAF assure les missions d’autorité de gestion du Programme de développement rural Centre-Val de Loire 2014-2022 (dont les paiements prennent fin au 31 décembre 2025) et d’autorité de gestion régionale du programme 2023-2027.
Au sein de l'équipe de la Direction de l'Agriculture et de la Forêt, qui comporte au total une vingtaine de personnes, l’Assistant·e accompagne la directrice dans la gestion administrative de la direction. En étroite collaboration avec cette dernière, il/elle est chargé·e de lui apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec les chargé·es de mission filières et les autres agents de la direction.
Missions
Sur ce poste, vos missions quotidiennes sont ainsi réparties :
Assistante de la Direction, en lien avec l'assistante du service FEADER - 65%
- Réalise l’accueil physique et téléphonique de la direction
- Gère l’agenda et l’emploi du temps de la directrice
- S’assure du bon fonctionnement du binôme d’assistant·es et les suppléances nécessaires
- Assure le traitement du courrier et la rédaction de courriers de la direction
- Planifie, prépare et organise les différents événements (réunions, commissions régionales, déplacements, interventions, …). En particulier, assure les mailings de certaines des réunions co-présidées avec l’Etat
- Assiste aux réunions de direction, rédige les comptes-rendus et les diffuse
- Gère les frais de déplacements et les congés de la direction
- Gère les stocks et les commandes de fournitures de bureau
- Organise l’accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires
- Rend compte à travers des points réguliers de l’avancement de son activité, des rendez-vous prévus et des dossiers
Missions transversales de la DAF et missions avec la DGFREE - 30%
- Assure pour la direction l’interface entre le Cabinet et la direction de la communication et conduit les actions d’harmonisation liées à la communication de dispositifs de la direction
- Rédige les procédures du service et gère l’arborescence collective
- Organise le tri, le classement et l’archivage des documents de la direction et maintient à jour les guides des procédures administratives
Gestion administrative en renfort - 5%
- Télécharge les documents des dossiers agricoles reçus par mail pour les enregistrer sur le réseau et mettre les pièces sous progos
- Créée les tiers et saisit les informations dans les outils si nécessaire
- Vérifie les pièces juridiques des dossiers
- Effectue, le cas échéant, des relances auprès des bénéficiaires ou des structures de pré-instruction
Profil
Pour occuper vos fonctions, vous déployez les compétences suivantes :
Savoir
Maîtrise des logiciels de bureau de la suite Office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams…)
Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction (accueil, prise de notes, organisation des réunions et des événements…)
Connaissance de l’organisation interne de la collectivité et de la direction (procédures)
Connaissances en gestion administrative
Aptitude à traiter l’information (tri, classement, archivage, recherche, diffusion…)
Savoir-être
Autonomie, esprit d’initiative
Discrétion
Organisation et rigueur
Sens de l’écoute et de la communication
Disponibilité, réactivité
Capacité d’adaptation et à travailler dans des délais contraints
Esprit d’équipe, aisance relationnelle
Relations fonctionnelles
- Internes : directions et services internes
- Externes : structures en lien avec l’agriculture, tout particulièrement animatrices et animateurs des CAP filières
Rattachement hiérarchique
La Directrice de l'Agriculrure et de la Forêt
Conditions générales
Horaires: 37, 39 ou 40 h/semaine
Réalise le remplacement des assistant·es des autres directions de la Direction Générale Déléguée dans le cadre du secrétariat mutualisée.
RIFSEEP: B3
Avantages sociaux :
Accord télétravail en vigueur,
Ticket restaurant ou accès à la restauration collective RIA, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,
Adhésion possible au COS, Accès Plurelya
Les candidatures doivent uniquement être transmises via cette plateforme en cliquant sur "postuler" (merci de ne pas envoyer de courriels de candidatures aux chargé.es de recrutement)