Assistant(e) de direction à la Direction du Tourisme (H/F)
Economie, transition climatique, transports et solidarité territoriale sont au cœur des défis que relève au quotidien la Région Centre-Val de Loire.
Lieu phare de la création, de l’innovation et de l’art de vivre, son territoire, situé à 1h de Paris, est, depuis la Renaissance, celui qui incarne le mieux l’alliance Nature-Culture et Patrimoine. Aujourd’hui la Région s’affirme comme la collectivité phare, à l’articulation entre projet stratégique et proximité.
Plus de 3500 agents de la collectivité se mobilisent chaque jour pour la mise en œuvre du service public dans ses domaines d’activité : la formation, l’entretien et le fonctionnement des lycées, l’aménagement du territoire, l’environnement, la culture, la jeunesse et le sport.
En rejoignant notre Région, vous intégrez une équipe dynamique présente au sein de 6 départements et animée autour d’un projet managérial motivant !
Présentation de la direction / contexte
La Direction du Tourisme de la Région Centre-Val de Loire compte 8 personnes.
Au sein de cette petite équipe, l'assistante de direction joue un rôle primordial en termes de suivi administratif et financier des dossiers. Elle intervient sur ce volet administratif en complément de son rôle d’assistance auprès de la Directrice du Tourisme et des agents de la direction.
Missions
Dans ce poste, vos missions seront les suivantes :
Assistanat de la directrice et des agents de la direction (35 %) :
Renseignement de 1er niveau et/ou orientation vers un interlocuteur compétent,
Gestion de l’agenda de la directrice,
Organisation de réunions
Réservation salles, commande des fournitures,
Enregistrement courrier, suivi des courriers catégorie 1, gestion des parapheurs,
Rédaction des comptes-rendus de réunion de direction, saisi des frais de déplacements dans CIVIL de l’ensemble de la Direction,
Suivi des congés de la direction,
Participation à la préparation des différentes manifestations organisées par la Direction…
Suivi administratif et financier des dossiers pilotés par les chargés de mission (45%) :
Suivi et prise en charge des dossiers déposés sur le portail nos aides en ligne. Possibilité de contrôle de pièces, et de contact des porteurs de projet si besoin, courrier AR
Suivi des rapports de la Commission Permanente Régionale : vérification disponibilité budgétaire avant inscription inscription des rapports de la direction dans le tableau de programmation partagé de la DGFREE sous Teams, enregistrement des dossiers dans PROGOS & ALFRESCO, veille sur les dates de rendus des rapports, liaison avec la cellule de gestion, finalisation des rapports (délibération, convention) et envoi des rapports et annexes via AIRS Délib, suivi et mise à jour du tableau de suivi des aides de la DT
Rédaction des rapports récurrents, délibération et conventions attenantes
Conventions Région/Départements, en lien avec la DAT et les chargées de missions : Suivi et mise à jour des tableaux de bords, prise en charge des dossiers sur le portail et instruction de certains projets, rédaction des rapports, délibération et conventions
Suivi financier et outils de pilotage (20 %) :
Formalisation et Suivi des process de la direction
Mise en place d’outils de pilotage (tableaux budgétaires, tableaux de bord, indicateurs,…)
Actualisation mensuelle des tableaux de bord de la direction
Préparation du budget et des étapes budgétaires avec la directrice et suivi consommation des différentes lignes budgétaires et des relations avec la cellule de gestion (actualisation et mise à jour PPI/PPF)
Profil
Vos compétences à mobiliser ou à développer sont les suivantes :
Maîtriser les techniques de secrétariat et d’accueil téléphonique ainsi que les outils bureautiques (Word, Excel, Intranet /Internet, logiciels Progos et Coriolis)
Savoir planifier et hiérarchiser ses tâches en fonction des urgences
Maîtriser les règles d’orthographe et de grammaire
Posséder le sens de l’organisation
Avoir le sens du travail en équipe
Posséder des capacités d’adaptation et de réactivité
Prendre des initiatives et être force de proposition
Relations fonctionnelles
internes : La cellule de gestion de la DGFREE, toutes les directions du Conseil Régional, le cabinet des Vice-Présidents,…
externes : CCI, ADT, CD, CRT, porteurs de projets (privés ou publics) …
Rattachement hiérarchique
La Directrice du Tourisme
Conditions générales
NBI: Non
RIFSEEP: B3
Avantages sociaux :
Accord télétravail en vigueur,
Ticket restaurant ou accès à la restauration collective RIA, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,
Adhésion possible au COS, Accès Plurelya
Les candidatures doivent uniquement être transmises via cette plateforme en cliquant sur "postuler" (merci de ne pas envoyer de courriels de candidatures aux chargé.es de recrutement)